امحا اسناد چیست ؟

زمانی که اسناد موجود در بایگانی مجموعه های مختلف و به خصوص مجموعه های دولتی دیگر کاربردی نداشته باشند، باید امحا شوند. این فرایند به معنی استفاده از کاغذهای باطله مربوط به این اسناد بدون افشای اطلاعات آنهاست. بنابراین می توان گفت که همه مجموعه های خریدار کاغذ باطله امکان امحا اسناد را ندارند.

از طرف دیگر تا پیش از تحویل مدارک زائد به مراکز مربوطه باید فرایند قانونی کار طی شود. در قسمت های بعدی به صورت کامل در مورد فرایند قانونی این کار توضیح خواهیم داد و با هم می بینیم که امحا اسناد به صورت محرمانه شامل چه مراحلی است.

چه اسنادی را میتوان امحا کرد ؟

گروه خاصی از اوراق و نامه نگاری های اداری و دولتی وجود دارند که به عنوان اوراق زائد شناخته می شوند. این اوراق در هر سازمانی وجود دارد و حجم آن به حجم کارهای اداری، دستورات و نامه نگاری های سازمان مربوطه وابسته است. برخی از انواع اسناد عبارتند از؛

• پرونده های مختومه بیماران در مراکز درمانی.
• نامه های اداری گذشته.
• گزارش کار کارکنان یک مجموعه.
• صورت جلسه ها.
• عهدنامه ها.
• ابلاغیه ها و دعوتنامه ها

البته اسناد زائد به موارد بالا محدود نمی شوند. این اسناد به دلایل مختلفی مانند ارائه دستور، انجام وظیفه، خبر رسانی و… تهیه و ارسال یا دریافت شده اند. اسناد موجود در بایگانی یک سازمان ممکن است مربوط به خود سازمان و نهادهای مرتبط با آن باشد. اگر این اسناد دوباره استفاده نشوند یا مقامات مربوطه به آنها مراجعه نکنند، زائد خواهند بود و باید با رعایت شرایط حفظ محرمانگی به امحا اسناد مذکوره پرداخت.

پیشنهاد می شود برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله ” امحا اسناد برای چه مدارکی امکان پذیر است؟ ” را مطالعه نمایید.

پس از چه مدتی میتوانیم اسناد را امحا کنیم ؟

در برخی موارد پیش از امحاء اسناد باید نسخه الکترونیکی از آنها تهیه شود. این کار باعث سهولت در نگهداری اسناد خواهد شد. نگهداری از فایل های الکترونیکی نسبت به کاغذها هزینه کمتری دارد. بسیاری از سازمآنها بانک اطلاعاتی و بایگانی الکترونیکی تشکیل داده اند. با این کار دیگر نیازی به بایگانی فیزیکی مدارک و کاغذها نیست و می توان آنها را امحاء کرد.

البته داده های الکترونیکی نیز قابل امحاء هستند. به طور کلی طبق قانون، اسناد کاغذی یا نسخه الکترونیکی آنها را بعد از حداقل 10 سال بلااستفاده بودن، می توان به صورت کامل از بین برد. البته این موضوع به نوع سند نیز بستگی دارد. به عنوان مثال پرونده های پزشکی بیماران را وابسته به نوع حضور آنها در بیمارستان (بستری یا درمان سرپایی) ۳ تا ۱۵ سال بعد از آخرین ترخیص می توان امحا کرد.

چه فرآیندی را باید قبل از امحا اسناد طی کرد؟

ابتدا کارمندان بایگانی یک سازمان باید اسنادی که بر طبق مفاد سازمان اسناد ملی، قابل امحا هستند را شناسایی کنند. سپس باید فهرست مشروحی از اسناد که موارد زیر را در بر دارد، تهیه کنند.

• جدول های زمانی برگه ها و مدارک.
• مشخصات ردیف و شماره اسناد بی ارزش.
• اطلاعات مرتبط با اسناد.

بعد از ارسال فهرست به سازمان اسناد ملی، این سازمان باید آنها را بررسی و صلاحیت یا عدم صلاحیت امحا اسناد را تعیین کند. در صورتی که اسناد در موارد زیر ارزشمند باشند، نمی توان آنها را امحا کرد.

• ارزش اداری.
• ارزش مالی یا اقتصادی.
• ارزش سیاسی.
• ارزش قضایی.
• ارزش علمی و فنی.
• ارزش تاریخی و فرهنگی.

در مرحله بعد، شورای سازمان اسناد ملی به همراه نماینده مجموعه ارائه دهنده اسناد، آنها را مورد بررسی قرار می دهند. در صورت تایید در این مرحله می توان اسناد را امحا کرد.

امحا اسناد چگونه انجام می‌شود؟

بعد از تایید شورای سازمان اسناد شرکت مربوطه، می توان مدارک را به عنوان کاغذهای باطله شناخت. اما همچنان نمی توان آن را به همه کارخانه های بازیافت کاغذ باطله سپرد. برخی از کارخانه ها برای امحا اسناد تایید صلاحیت می شوند.

این مجموعه ها با تضمین عدم افشای اطلاعات موجود در تمام مدارک، برای از بین بردن آنها اقدام می کنند. اسناد امحا شده نیز مانند تمام انواع کاغذ باطله برای مصارف صنعتی و تولید محصولات کاغذی جدید به کار می روند. از آن جایی که این کاغذها معمولا کیفیت بالایی دارند، جزو کاغذهای ارزشمند در صنعت بازیافت شناخته می شوند و با تبدیل فوری اسناد به خمیر کاغذ می توان از حفظ اطلاعات محرمانه در کنار فراهم شدن مواد اولیه بازیافت و تولید اطمینان حاصل کرد.

مرکز امحا اسناد نجاتی :

حتی کوچک ترین سازمان ها و مجموعه های خصوصی نیز اسناد بسیاری برای امحا دارند. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که فضای کافی برای آنها وجود نداشته باشد. میکروفیلم ها و نرم افزارهای مربوط به نگهداری این اسناد در این موارد کاربردی هستند. بعد از ثبت نسخه الکترونیکی مدارک و دریافت تاییدیه مبتنی بر امحا اسناد، می توانید برای معدوم کردن آنها اقدام کنید. برخی از مجموعه های خصوصی نیز اسنادی دارند که از بین بردن آنها نیازی به اجازه دولت ندارد.

اما در هر صورت اطلاعات موجود در آنها مهم است و باید با اطمینان کامل معدوم شوند و فرایند امحا اسناد فوق سری و سری به گونه ای باشد که هیچ نوع اطلاعاتی به بیرون درز نکند.

مجموعه ضایعات کاغذ نجاتی یکی از مراکز معتبر و دارای مجوز امحا اسناد است. شما می توانید بعد از جمع آوری و انجام فرایند مربوط به معدوم کردن مدارک، با ما تماس بگیرید. همکاران ما در کوتاه ترین زمان ممکن برای حمل مدارک زائد مراجعه خواهند کرد. کلیه فرایند حمل و نقل و بازیافت اسناد تحت نظارت کامل انجام می شود. این موضوع باعث اطمینان شما از عدم افشای اطلاعات خواهد بود.