بایگانی و نگهداری از هر سند و مدرکی به فضای بزرگ و هزینه زیادی نیاز دارد. به همین دلیل فرایند امحا اسناد برای اوراقی که دیگر کاربردی ندارند، در نظر گرفته می شود. البته تمام اسناد و مدارک را نمی توان امحا کرد. هر سندی که وارد بایگانی می شود باید در مدت زمان مشخصی در آنجا باقی بماند. سپس تحت شرایط و ضوابط خاصی قابل امحا خواهد بود. در این میان برخی از اسناد محرمانه به دلیل وجود اطلاعات فوق سری از حساسیت بسیار بالایی برخوردار هستند. امحاء اسناد اداری محرمانه باید با تبدیل کاغذها به خمیر کاغذ به منظور کسب اطمینان در مورد از بین رفتن کامل اطلاعات انجام پذیرد.
امحا اسناد چیست؟
زمانی که اسناد موجود در بایگانی مجموعه های مختلف و به خصوص مجموعه های دولتی دیگر کاربردی نداشته باشند، باید امحا شوند. این فرایند به معنی استفاده از کاغذهای باطله مربوط به این اسناد بدون افشای اطلاعات آنهاست. بنابراین می توان گفت که همه مجموعه های خریدار کاغذ باطله امکان امحا اسناد را ندارند.
از طرف دیگر تا پیش از تحویل مدارک زائد به مراکز مربوطه باید فرایند قانونی کار طی شود. در قسمت های بعدی به صورت کامل در مورد فرایند قانونی این کار توضیح خواهیم داد و با هم می بینیم که امحا اسناد به صورت محرمانه شامل چه مراحلی است.
کدام اسناد را باید امحا کرد؟
گروه خاصی از اوراق و نامه نگاری های اداری و دولتی وجود دارند که به عنوان اوراق زائد شناخته می شوند. این اوراق در هر سازمانی وجود دارد و حجم آن به حجم کارهای اداری، دستورات و نامه نگاری های سازمان مربوطه وابسته است. برخی از انواع اسناد عبارتند از؛
- پرونده های مختومه بیماران در مراکز درمانی.
- نامه های اداری گذشته.
- گزارش کار کارکنان یک مجموعه.
- صورت جلسه ها.
- عهدنامه ها.
- ابلاغیه ها و دعوتنامه ها
البته اسناد زائد به موارد بالا محدود نمی شوند. این اسناد به دلایل مختلفی مانند ارائه دستور، انجام وظیفه، خبر رسانی و... تهیه و ارسال یا دریافت شده اند. اسناد موجود در بایگانی یک سازمان ممکن است مربوط به خود سازمان و نهادهای مرتبط با آن باشد. اگر این اسناد دوباره استفاده نشوند یا مقامات مربوطه به آنها مراجعه نکنند، زائد خواهند بود و باید با رعایت شرایط حفظ محرمانگی به امحا اسناد مذکوره پرداخت.
مشاهده مطلبی در مورد: " امحا اسناد برای چه مدارکی امکان پذیر است؟ "
پیش از امحاد اسناد اداری باید تا چه مدت از آن ها نگهداری کرد؟
در برخی موارد پیش از امحاء اسناد باید نسخه الکترونیکی از آنها تهیه شود. این کار باعث سهولت در نگهداری اسناد خواهد شد. نگهداری از فایل های الکترونیکی نسبت به کاغذها هزینه کمتری دارد. بسیاری از سازمآنها بانک اطلاعاتی و بایگانی الکترونیکی تشکیل داده اند. با این کار دیگر نیازی به بایگانی فیزیکی مدارک و کاغذها نیست و می توان آنها را امحاء کرد.
البته داده های الکترونیکی نیز قابل امحاء هستند. به طور کلی طبق قانون، اسناد کاغذی یا نسخه الکترونیکی آنها را بعد از ۳۰ سال بلااستفاده بودن، می توان به صورت کامل از بین برد. البته این موضوع به نوع سند نیز بستگی دارد. به عنوان مثال پرونده های پزشکی بیماران را وابسته به نوع حضور آنها در بیمارستان (بستری یا درمان سرپایی) ۳ تا ۱۵ سال بعد از آخرین ترخیص می توان امحا کرد.
فرایند پیش از امحا اسناد به چه صورت است؟
ابتدا کارمندان بایگانی یک سازمان باید اسنادی که بر طبق مفاد سازمان اسناد ملی، قابل امحا هستند را شناسایی کنند. سپس باید فهرست مشروحی از اسناد که موارد زیر را در بر دارد، تهیه کنند.
- جدول های زمانی برگه ها و مدارک.
- مشخصات ردیف و شماره اسناد بی ارزش.
- اطلاعات مرتبط با اسناد.
بعد از ارسال فهرست به سازمان اسناد ملی، این سازمان باید آنها را بررسی و صلاحیت یا عدم صلاحیت امحا اسناد را تعیین کند. در صورتی که اسناد در موارد زیر ارزشمند باشند، نمی توان آنها را امحا کرد.
- ارزش اداری.
- ارزش مالی یا اقتصادی.
- ارزش سیاسی.
- ارزش قضایی.
- ارزش علمی و فنی.
- ارزش تاریخی و فرهنگی.
در مرحله بعد، شورای سازمان اسناد ملی به همراه نماینده مجموعه ارائه دهنده اسناد، آنها را مورد بررسی قرار می دهند. در صورت تایید در این مرحله می توان اسناد را امحا کرد.
امحا اسناد چگونه انجام می شود؟
بعد از تایید شورای سازمان اسناد شرکت مربوطه، می توان مدارک را به عنوان کاغذهای باطله شناخت. اما همچنان نمی توان آن را به همه کارخانه های بازیافت کاغذ باطله سپرد. برخی از کارخانه ها برای امحا اسناد تایید صلاحیت می شوند. این مجموعه ها با تضمین عدم افشای اطلاعات موجود در تمام مدارک، برای از بین بردن آنها اقدام می کنند. اسناد امحا شده نیز مانند تمام انواع کاغذ باطله برای مصارف صنعتی و تولید محصولات کاغذی جدید به کار می روند. از آن جایی که این کاغذها معمولا کیفیت بالایی دارند، جزو کاغذهای ارزشمند در صنعت بازیافت شناخته می شوند و با تبدیل فوری اسناد به خمیر کاغذ می توان از حفظ اطلاعات محرمانه در کنار فراهم شدن مواد اولیه بازیافت و تولید اطمینان حاصل کرد.
قوانین مجازات اسلامی مربوط به امحا اسناد
در صورتی که در امحا اسناد و مدارک مربوط به یک سازمان، مشکلی ایجاد شود، با مقصر طبق قوانین مجازات اسلامی برخورد خواهد شد. در ادامه به مواد و قوانین مربوط به این موضوع اشاره کرده ایم.
ماده ۵۴۴
در صورتی که مدارک یک مجموعه بدون تایید سازمان اسناد ملی از بین بروند، آسیب ببینند یا حتی ربوده شوند، افراد مسئول نگهداری این مدارک مجازات خواهند شد. افرادی چون دفتردار، مسئول ثبت اسناد و سایر اشخاص مربوط به این کار که مدارک بخاطر غفلت آنها از دست رفته است، به ۶ ماه تا ۲ سال حبس محکوم می شوند.
ماده ۵۴۶
در صورتی که شخصی برای برداشتن اسناد یا امحا آنها وارد یک مجموعه پلمپ شود، به مجازات هایی که در ماده ۵۴۴ وجود داشت، محکوم خواهد شد. حتی اگر اسناد موجود در مجموعه بدون شکستن پلمپ و با ورود از طریق راه های غیر قانونی معدوم شوند، شخص خاطی مجازات خواهد شد. البته این ماده شامل جرائمی که بخاطر قهر یا تشدید به وجود آمده است، نخواهد بود.
لازم است خاطر نشان شود که به دلیل این حساسیت ها بهتر است امحا اسناد محرمانه را تنها به محموعه های مطمئن بسپارید.
بهترین مرکز امحا اسناد
حتی کوچک ترین سازمان ها و مجموعه های خصوصی نیز اسناد بسیاری برای امحا دارند. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که فضای کافی برای آنها وجود نداشته باشد. میکروفیلم ها و نرم افزارهای مربوط به نگهداری این اسناد در این موارد کاربردی هستند. بعد از ثبت نسخه الکترونیکی مدارک و دریافت تاییدیه مبتنی بر امحا اسناد، می توانید برای معدوم کردن آنها اقدام کنید. برخی از مجموعه های خصوصی نیز اسنادی دارند که از بین بردن آنها نیازی به اجازه دولت ندارد. اما در هر صورت اطلاعات موجود در آنها مهم است و باید با اطمینان کامل معدوم شوند و فرایند امحا اسناد فوق سری و سری به گونه ای باشد که هیچ نوع اطلاعاتی به بیرون درز نکند.
مجموعه ضایعات کاغذ نجاتی یکی از مراکز معتبر و دارای مجوز امحا اسناد است. شما می توانید بعد از جمع آوری و انجام فرایند مربوط به معدوم کردن مدارک، با ما تماس بگیرید. همکاران ما در کوتاه ترین زمان ممکن برای حمل مدارک زائد مراجعه خواهند کرد. کلیه فرایند حمل و نقل و بازیافت اسناد تحت نظارت کامل انجام می شود. این موضوع باعث اطمینان شما از عدم افشای اطلاعات خواهد بود.
جمع بندی
در این مقاله اطلاعاتی در مورد امحا اسناد و فرایند مربوط به آن صحبت کردیم. پیش از هر چیز باید توجه داشته باشید که تمام مراحل قانونی مربوط به این کار را طی کنید تا با مشکل مواجه نشوید. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر در مورد از بین بردن اسناد بلااستفاده می توانید با کارشناسان مجموعه ما در ارتباط باشید و یا از صفحه قیمت کاغذ باطله دیدن کنید.