امحا اسناد برای چه مدارکی امکان پذیر است؟

امحا اسناد فرایندی است که به دلیل محدودیت در امکانات نگهداری و فضا پس از گذشت مدت زمان خاصی از تنظیم اسناد انجام می‌شود. برای انجام این فرایند حتما باید مدت کافی از تنظیم سند وآخرین باری که مورد استفاده قرار گرفته است، سپری شده باشد.

این کار در تمام سازمان­های بزرگ و کوچک اعم از وزارتخانه­ها، دیوان­های محاسباتی، بیمارستان­ها، مدارس و… انجام می­شود. اما شیوه امحا اسناد و آیین نامه اجرایی آن در سازمان­های مختلف متفاوت است. در این مقاله قصد داریم نگاهی کلی به موضوع امحا اسناد و اسناد قابل امحا بیندازیم.

چگونگی و مدت زمان نگهداری اسناد

نحوه نگهداری اسناد در سازمان ­ها معمولاً به این شکل است که موضوع سند، اعتبار سال، شماره سند و تاریخی که سند در آن تنظیم شده روی زونکن مشخص می­شود. با این کار مراجعه به سند مورد نظر و پیگیری آن آسان­تر انجام خواهد شد و احتمال گم شدن آن هم وجود ندارد. مدت زمان نگهداری از اسناد در سازمان­ های مختلف، متفاوت است. اما معمولاً در بیشتر سازمان ها امکان امحا اسناد در کمتر از ۳ سال ممکن نیست. این سخت­گیری به علت نیاز احتمالی برای مراجعه به اسناد است. البته در برخی از سازمان‌ ها مانند بیمارستان‌ها ممکن است مدارک درمانی بیمار تا ۳۰ سال نیز در بایگانی نگهداری شود.

 اسناد قابل امحا و غیرقابل امحا

اسناد قابل امحا می‌توانند هر گونه نسخه ­های اضافی، چاپی، جزوه و اوراق راکدی باشند. شرط لازم برای امحا اسناد این است که سازمان مربوط به این حوزه با در نظر گرفتن مدت سپری شده از نگهداری آن ‌ها تشخیص دهد که دیگر نیازی به مراجعه به این اسناد وجود ندارد.

اسناد قابل امحا

• مدارک مالی طرح‌های عمرانی که هزینه آن ها تسویه شده است.
• گزارشات صورت‌های مالی.
• موافقتنامه های تحویلی که از مدت انقضای آنها سه سال گذشته است.
• پرونده­های درمان­های اورژانسی که بیش از ۳ سال از مدت تنظیم آن ها میگذرد.

اسناد غیر قابل امحا

اما برخی از مدارک را نمی توان امحا کرد. از میان این اسناد می­ توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اسناد مالکیت.
• اسنادی که هنوز قطعیت نیافته ­اند.
• اسناد مالی قراردادها که هنوز مدت زمان آنها تمام نشده است.
• اسناد پرداختی و دریافتی خاص.
• اسناد مربوط به قرارداد­هایی که هنوز تسویه نشده اند
• اسناد پزشکی که برای مراجعات بعدی به آن‌ ها نیاز است.

برخی از اسناد باید همیشه جزو مدارک بایگانی شده سازمان­ها حفظ شوند. آن‌ها حتی پس از مدت زمان طولانی هم نباید امحا شوند. اسناد قراردادهای تاریخی یک کشور جزو این اسناد هستند.

باید اشاره کنیم که برخی از اسناد قابل امحا حتما باید قبل از امحا شدن به میکروفیلم یا میکروفیش تبدیل شوند. اسناد دیوان محاسباتی کشور معمولاً از این نوع هستند.

امحا اسناد پزشکی

یکی از مهم‌ ترین اسنادی که بعد از مدتی بایگانی باید از بین بروند، اسناد موجود در بیمارستان‌ها هستند. هر مدرک با توجه به نوع آن باید مدت خاصی در بایگانی باقی بماند. در ادامه به مدت زمان مورد نیاز برای اسناد مختلف اشاره کرده‌ایم.

• پرونده­ های پزشکی در بیمارستان‌ های کشور نگهداری معمولا ۱۵ سال پس از آخرین ترخیص بیمار نگهداری می‌ شوند.
• پرونده پزشکی بیماران عادی اورژانسی سه سال پس از ترخیص بیمار قابل امحا است.
• اسناد مربوط به پرونده بیماران عادی سرپایی پنج سال پس از مراجعه آن ها می­توانند امحا شوند.
• دفاتر گزارش بیمارستان ها معمولا دو سال پس از تاریخ آخرین گزارش قابل امحا است.
• فیلم­های رادیوگرافی بیماران برای امحا اسناد به ۱۰ سال زمان نیاز دارند.
• پرونده­ های پزشکی نوزادان و اطفال باید تا دو سال پس از رسیدن به سن قانونی نگهداری شوند.
• امحای اسناد پزشکی پرونده­ هایی که بار قانونی دارند، مانند بیماران تصادفی، ضرب و جرح یا خودکشی، تنها ۱۵ سال پس از ترخیص بیمار ممکن است.

علت امحا اسناد

 امحا اسناد به دلایل مختلفی انجام می‌شود که یکی از آنها کمبود فضا برای نگهداری آن ها است. از دلایل دیگر امحا اسناد می‌توان به افزایش بهره وری نیروی انسانی، کاهش هزینه های مالی برای نگهداری اسناد و جلوگیری از سوءاستفاده ­های احتمالی و تبدیل اطلاعات به فرمت ‌های روز مورد استفاده اشاره کرد.

اخیراً نرم افزارهایی توسط شرکت های مختلف به بازار عرضه شده است که کار نگهداری اسناد را آسان کرده است. این نرم افزارها می توانند نسخه های گوناگون مدارک را به صورت الکترونیکی آرشیو کنند. امکان پیگیری، زمان پیگیری، شخص خارج کننده نسخه و تشخیص روز در این نرم افزارها وجود دارد. یکی از قابلیت­های کاربردی آن‌ها هشدار در مورد خروج نسخه‌ها و مدارک غیر قابل امحاست. امحا اسناد کاغذی و ذخیره آن‌ها در فرمت‌های مختلف الکترونیکی از مهم‌ترین کاربردهای این نرم افزارها به شمار می‌رود.

فرایند امحا اسناد

فرآیندی که برای امحای اسناد در سازمان‌های مختلف انجام می‌شود یکسان نیست. برخی از سازمان‌ها پروژه های پیچیده ای برای این­کار دارند. قوانین خاص امحا اسناد در بخش نامه­ها و ضوابط سازمان­ها تعریف می شود.

مثلاً برای امحاء مدارک پزشکی بیمارستانی ابتدا درخواست امحا اسناد به مدیریت بیمارستان یا دانشگاه پزشکی ارسال می­شود. سپس این نهاد درخواست را به دفتر وزارت بهداشت می­فرستد. پس از گذشت مراحل اداری در وزارت بهداشت، صورت جلسه امحا اوراق توسط مدیریت اسناد و کتابخانه ملی تایید می شود. در این مرحله اسناد مورد نیاز به میکروفیلم تبدیل و نمونه‌های کاغذی به شرکت‌های دارای مجوز برای امحا اسناد سپرده می‌شوند.

نتیجه­ گیری

امحا اسناد یک کار قانونی است که در همه سازمان­ها از کوچک تا بزرگ انجام می­شود. چرا که امکان نگهداری اسناد و ضرورت آن برای همیشه وجود ندارد. اما تمام اسناد قابل امحا نیستند و برای اینکار دستورالعمل ­هایی وجود دارد. برخی از اسناد هم باید تا همیشه حفظ شوند.  

امیدواریم مطلبی که در مورد اسنادی که می توان امحا کرد، در بلاگ مجموعه ضایعات کاغذ نجاتی خواندید برای شما مفید بوده باشد.